Comment organiser un symposium ou un congrès ?

Comment organiser un symposium ou un congrès ? Tout organisateur le sait, la mise en place d’un tel évènement requiert beaucoup de rigueur. Toutefois, en respectant certaines étapes clés du processus, votre entreprise sera couronnée de succès.

Découvrez dans cet article, les points essentiels pour planifier et mener à bien votre prochain symposium. À l’issue de cette rencontre, les spécialistes réunis autour de votre sujet ne pourront que vous laisser un commentaire élogieux.

1. Définir vos principaux objectifs 

Avant toute chose, vous devez connaître les principaux objectifs à atteindre. De ces derniers découleront bien des décisions concernant l’organisation de votre symposium. 

• Celui-ci est-il exclusivement destiné à délivrer des informations ou des recommandations à un public averti ? Doit-il au contraire rendre possible à divers intervenants d’échanger leurs idées lors de discussions interactives ?
• Pour couvrir correctement le sujet, votre évènement nécessite-t-il l’intervention d’un unique ou de plusieurs experts ? Une seule journée sera-t-elle suffisante ?
• En fin, quel est le but de ce symposium ? Permettre à différents spécialistes de partager les avancées ou les résultats de leurs travaux ? Établir de nouvelles collaborations ?

Quelles que soient les raisons de cet évènement, le fait de connaître les objectifs espérés vous éclaire quant à sa planification, qui se veut professionnelle et sans faille. 

2. Fixer un budget prévisionnel

Lors de l’organisation d’un symposium, avoir conscience des objectifs permet au gestionnaire de définir le budget qui doit lui être alloué. Une fois que le format de cet évènement est déterminé, les dépenses prévisionnelles comprennent alors :

 • la location de la salle ou des structures nécessaires ;
 • le coût du matériel audiovisuel ;
 • le budget communication/marketing ;
 • les coûts de transport des intervenants ;
 • la restauration, voire les frais d’hébergement.

L’administrateur réalise également une estimation des revenus escomptés, comprenant les éventuels frais d’inscription des participants ainsi que les recettes potentielles des ventes (boissons, nourriture, accessoires, livres, etc.). Prévoyant, il ajoute une petite marge de sécurité pour faire face à d'éventuels imprévus.

Par ailleurs, le financement d’un symposium peut également impliquer des contributions externes, telles que des subventions, du sponsoring ou des partenariats.

3. Choisir un lieu et une date adaptés

En connaissant le nombre d'intervenants et de participants, vous saurez quelle structure sera la plus adaptée pour accueillir votre symposium. La location d’une salle, d’un domaine ou la privatisation de tout autre lieu, un amphithéâtre ou encore un hôtel, doit être actée suffisamment longtemps à l’avance. D’autant que ces lieux, fortement plébiscités, sont parfois réservés d’une année à l’autre.

La date retenue a pareillement toute son importance. Il serait dommage que votre symposium ne fasse pas carton plein du fait d’un autre évènement majeur dans le même temps, voire d’une période de congés.

Les équipements indispensables

L’endroit sélectionné doit permettre l’aménagement d’espaces différents, certains consacrés aux conférences, d’autres à des tables rondes entre experts, voire à des ateliers. Pour cela, des équipements de qualité sont indispensables : 

 • projecteurs et écrans ;
 • microphones en nombre suffisant ;
 • sonorisation pour les prises de parole ;
 • une bonne connexion internet, notamment en cas d’interventions virtuelles ;
 • mobilier de scène ;
 • signalétique…

La restauration

Quelle que soit la durée de votre symposium, vous devez veiller à ce que chacun ne manque de rien. Si votre évènement se déroule sur une demi-journée, une pause-café a minima est recommandée. Celle-ci est idéale pour maintenir la concentration et permettre aux participants de discuter. 

Dans le cas d’un symposium plus long, une restauration assise est de rigueur. Traiteur, plateaux-repas, food-trucks, voire restaurants aux proches alentours. À vous d’opter pour la meilleure formule et de prévoir, le cas échéant, un espace aménagé de mange-debout ou de tables pour accueillir confortablement les participants lors de leur collation.

4. Établir un programme

La chronologie de votre symposium doit être établie avec précision. Une grille de programmes informe les participants de toutes les sessions qui leur sont proposées. De plus, elle indique aux conférenciers ou groupes de discussion le temps qui leur est imparti. Ainsi, votre timing, tel un métronome, est respecté et votre symposium se déroulera avec fluidité.

Cet élément est indispensable et ne doit pas être négligé par l’organisateur du symposium. Diffusé auprès des participants, il leur apporte tous les renseignements nécessaires. Il serait dommage que certaines parties prenantes manquent un temps de questions-réponses ou ne puissent débattre d’un sujet qui les passionne, faute de connaître avec exactitude les lieux et horaires de chaque séance.

5. Promouvoir votre symposium

Organiser un symposium, c’est aussi en prévoir la promotion pour attirer le plus grand nombre le jour J. Pour atteindre votre public cible, une campagne de communication s’avère donc indispensable. Publicités télé ou radio, annonces dans les journaux ou publicités sur les réseaux sociaux peuvent être exploitées en fonction de la taille et de la nature de votre événement.

Il est également fréquent de créer des pages de médias sociaux dédiées à votre symposium. Instagram, YouTube, Facebook, X (anciennement Twitter) ou encore l’incontournable LinkedIn sont de précieux outils pour délivrer des informations et des aperçus, tant en amont, que pendant et même après votre évènement.
 

6. Remercier et obtenir des commentaires

Les tâches bien réparties entre les co-organisateurs, le symposium touche à sa fin en toute sérénité. Mais pour que le succès soit total, une dernière chose vous incombe : remerciez tout le monde, des conférenciers aux présentateurs d’affiches, sans oublier les sponsors, fournisseurs, voire bénévoles qui ont contribué à faire de cet évènement une réussite.

Un e-mail envoyé aux divers participants, renouvelant vos remerciements, est aussi l’occasion d'obtenir un feedback. Celui-ci peut se traduire par un commentaire informel ou par des suggestions constructives. Enfin, les différentes interventions peuvent être rediffusées en replay sur les réseaux sociaux où les commentaires sont nombreux.

Vous ne savez pas comment organiser un symposium ? N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir davantage sur nos services et nos différentes solutions. Ensemble, construisons votre événement.