Top 6 des équipements indispensables pour une conférence

Vous avez un message fort à adresser à vos collaborateurs ou vous souhaitez présenter un nouveau projet à vos investisseurs ? La conférence est le meilleur moyen pour communiquer auprès d'une audience déterminée et faire passer vos messages. 
Toutefois, se lancer dans l’organisation d’une conférence n'est pas chose aisée : entre la définition du budget, la recherche d’un lieu adapté au nombre de participants, le choix des intervenants ou encore la promotion de votre manifestation sur les réseaux sociaux, vous pourriez en oublier la partie technique.
Vous souhaitez organiser une conférence d'entreprise ? Voici le Top 6 des équipements indispensables à son bon déroulement.

Matériel audio-visuel

Le vidéo projecteur

Le vidéo projecteur est un support audiovisuel indispensable à tous types de conférences. Il permet à votre auditoire de mieux assimiler les nombreux renseignements délivrés. Qu’il s’agisse d’une séance de formation professionnelle, d’information, voire de concertation, les éléments visuels sont incontournables pour étayer les dires des intervenants.
Il est donc important de vous enquérir si le lieu choisi pour votre conférence est équipé de ce type de matériel. Si ça n’est pas le cas, pas de panique ! Vous pouvez le louer.
Demandez conseil auprès de spécialistes de l'événementiel ; si certains projecteurs sont parfaits pour une salle réunion, ils peuvent s’avérer inadaptés pour une conférence se déroulant dans un espace plus grand.

L’écran de projection

Le vidéo projecteur et l’écran de projection vont de pair. Si la salle retenue pour votre conférence ne possède pas d'écran de projection, le mieux, comme pour le vidéo projecteur, est d’en louer un.
Celui-ci doit être suffisamment grand et choisi en fonction du nombre d’invités. Tous les participants doivent avoir accès aux visuels présentés, même les plus éloignés de l’écran. Vos idées ainsi partagées prennent vie dans l’esprit des participants, notamment si vos propos s’appuient sur des chiffres ou des statistiques.
L’utilisation de ces deux équipements vous offre la possibilité d’agrémenter votre conférence de diaporama, de slide, voire de vidéo. Contrairement à un monologue, votre présentation, alors illustrée, devient beaucoup plus dynamique et attrayante.

Les équipements audio 

Être vu, c’est bien. Être vu ET entendu, c’est mieux ! Pour captiver l’assemblée, sans pour autant être obligé de donner de la voix, les équipements de sonorisation s’ajoutent au matériel vidéo. Ils apportent un confort certain aux intervenants qui peuvent s’exprimer normalement dans un micro, ainsi qu’au public qui profite d’un son agréable diffusé par des haut-parleurs.
Pour donner de la fluidité à votre conférence, voici les principaux équipements audio :
   • un micro président et plusieurs micros délégués pour les différents orateurs ;
   • des enceintes ;
   • un amplificateur de son (si les enceintes ne sont pas dites “actives”).
En choisissant un matériel “non filaire”, exploitant la connexion Bluetooth, vous vous simplifiez grandement l’installation.
Un conseil ? Testez votre installation au moins une heure avant le commencement de votre conférence pour éviter un début chaotique.

Matériel électrique et installations complémentaires

Une bonne connexion internet

Vous avez passé des heures à élaborer votre présentation qui est bien au chaud dans votre cloud, mais le jour J… rien ne marche. La liaison internet se montre insuffisante, voire inexistante pour partager le fruit de votre labeur !
Comment éviter ce scénario ? En vous assurant au préalable que la liaison internet sera au rendez-vous sur le lieu de votre conférence. Vous l’aurez compris, cette connexion est IN-DIS-PEN-SA-BLE !
L’endroit choisi pour votre évènement doit vous garantir un accès internet sans faille et procurer aussi bien aux intervenants qu’à l’assistance une connexion WIFI digne de ce nom. Cette dernière doit être en mesure de vérifier certains éléments sur le champ, ou de rechercher des informations nécessaires à une prise de parole imprévue. Toutefois, si vous ne pouvez pas changer de lieu pour votre conférence et que ce dernier n'a pas de connexion internet suffisante, il est possible de louer des clés 4 ou 5G, répétiteurs de Wi-Fi, antennes relais, etc.
Cette connexion, en plus de vous permettre d'accéder à votre travail enregistré, offre une interaction immédiate et constructive, tout en vous donnant la possibilité de réaliser une visioconférence.

Des prises électriques en nombre suffisant

Les équipements précités nécessitent de nombreux branchements électriques. Assurez-vous, avant de louer le local convoité, qu’il réponde à vos besoins.
Le nombre de prises électriques est important, mais leur disposition l’est tout autant. Vous pourriez avoir recours à plusieurs rallonges pour raccorder tout ce matériel, sans oublier les ordinateurs et chargeurs de téléphones.
Si le lieu que vous avez sélectionné n'est pas suffisamment équipé, nous fournissons des armoires ou coffrets électriques pour les branchements électriques nécessaires à l'installation de vos équipements.

Un espace rafraîchissements

Votre conférence étant amenée à durer plusieurs heures, n'oubliez pas de faire des pauses ! Autant appréciées des participants que des intervenants qui doivent s’hydrater entre deux temps de parole. Un distributeur à eau et une machine à café sont toujours pris d’assaut durant ces laps de temps : quoi de mieux que l’eau pour désaltérer et le café pour revigorer ?
Vous pouvez également aménager un espace buffet avec des boissons et de quoi grignoter pour apporter une touche conviviale à votre séminaire.

Si vous vous sentez dépassé ou que vous préférez déléguer cette lourde tâche que représente l’organisation d’une conférence, le mieux est de faire appel à une entreprise experte dans l’organisation évènementielle. 
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir davantage sur nos services et nos différentes solutions ! Votre conseiller dédié vous accompagne pour assurer la réussite de votre conférence, quel que soit le lieu. Ensemble, construisons votre événement.