Organiser un événement d'entreprise en extérieur

Et si vous plantiez le décor dehors ?

La cour. Le parking. La terrasse... Vous y passez tous les jours sans soupçonner qu’ils pourraient se révéler être un excellent décor pour votre prochain événement d’entreprise. Comment ? On vous explique la marche à suivre.

Exploitez les espaces extérieurs

Le lieu est la pierre angulaire d’un événement d’entreprise. Cette fois, vous choisissez de rester « in situ » et d’en exploiter les espaces extérieurs. Téméraire !
Les esprits chagrins risquent de vous tomber dessus. Un lancement de produit sous des trombes d’eau. Un gala sur un patio austère. Un séminaire dans une cour biscornue ? Halte-là ! La plupart des espaces sont exploitables... et le rendu souvent bluffant à condition de s’interroger, en préambule, sur quelques principes de base. Si l’objectif de votre événement d’entreprise est de promouvoir, fédérer, divertir ou encore remercier, le choix de la structure ne sera pas la même. Idem pour la saison, la durée, la thématique, le nombre de convives, la configuration des espaces extérieurs et ... le sacro-saint budget !

A chaque configuration, sa solution

Organiser un événement en extérieur, c’est s’appuyer sur l’existant, l’exploiter, l’adapter. Ce qui nécessite d’étudier préalablement la faisabilité du projet à grand renfort de repérages techniques. Il faut prendre en compte les éventuelles contraintes liées à l’emplacement de votre entreprise comme :
- la proximité d’un voisinage qui nécessitera de respecter un niveau sonore 
- le sol de l’espace extérieur (est-il possible de piqueter le sol pour fixer la structure ?) 
- l’accès à l’électricité (faut-il prévoir un groupe électrogène ?)
- la présence des salariés pendant le montage – plus ou moins bruyants – de l’ infrastructure événementielle

La configuration des lieux est un point déterminant dans le choix de la structure. Qu’il s’agisse d’un parc gigantesque, d’un parking, d’une terrasse exposée nord-est en plein centre-ville ou d’une cour intérieure, chaque configuration a sa solution. L’avantage des tentes événementielles à monter, c’est leur adaptabilité et, de fait, la possibilité de concevoir des univers sur-mesure au plus près de vos besoins. Un prestataire pragmatique vous proposera la formule adéquate. Car différents types de montage peuvent être imaginer en fonction de l’espace disponible et de la thématique de l’événement d’entreprise.
Des tentes Stretch, par exemple, peuvent être accolées pour former un U et plonger, pourquoi pas, les convives dans une ambiance cosy, bohême et originale !
Osez la petite touche chic avec un Dôme géodésique translucide ou une tente Cristal. C’est le module idéal pour avoir l’impression d’être à l’extérieur tout en étant à l’abri, et ce quelle que soit la saison. La structure transparente sait se faire oublier pour se fondre dans un décor.

A l’abri des intempéries... et des imprévus

L’événement en extérieur implique de garder un œil sur la météo. Pour éviter le stress du nuage menaçant dans le ciel d’un mois de mai, optez pour une structure qui vous permettra d’assurer quelle que soit la météo du jour.
Avec ses côtés ouverts ou rabattus, une tente Stretch s’adapte à vos besoins comme aux conditions météorologiques. En revanche, évitez la tente Cristal en plein été. Sans quoi vous vous exposez à une ambiance serre tropicale.
En décembre, vous ne prenez pas trop de risques en choisissant une structure fermée. Et pour ajouter au confort douillet, misez sur la pose d’une moquette au sol. N’oubliez pas des points de chauffage qui assurent une température agréable sur l’ensemble de l’infrastructure évènementielle. Il est important de prévoir un chauffage même à l’approche de la belle saison pour pallier une chute inattendue de quelques degrés, quitte à ouvrir la tente pour aérer et refroidir l’air ambiant si besoin.
Pour être sûr de choisir la bonne structure, découvrez notre article pour choisir la tente adaptée à votre événement d'entreprise. 

Décor et lumière, ces « détails » qui comptent

Si l’événement se tient en soirée ou sous un ciel gris, il faut prévoir l’éclairage. Attention ! La lumière doit également être pensée en fonction des conditions météorologiques. Certains spots LED ne peuvent pas rester sous la pluie.
L’éclairage, c’est aussi une part non négligeable du décor et de l’ambiance. Quelques spots ambrés viendront réchauffer une météo un peu terne, souligner les volumes de votre tructure. Si la scène se passe sous un dôme géodésique dans une grande cour avec une fontaine, éclairage et mobilier chic en feront un endroit élégant. Sobriété du décor et structure discrète seront de mise pour l’inauguration d’un établissement de santé.
Dans le cas d’un lancement de produit et si l’objet à promouvoir s’y prête, jouez la carte de l’inattendu : un dôme sur une piste enneigée et des lumières savamment dirigés pour présenter un véhicule tout terrain, un tente Stretch sur les toits d’un building pour créer une ambiance bivouac de luxe soulignés par une décoration berbère pour lancer une nouvelle offre de voyage. Tant que le « produit » est valorisé, un champ des possibles s’offre à vous !

Sans oublier...

Qui dit espaces extérieurs dit aussi accessibilité. Assurez-vous que les lieux soient en mesure d’accueillir du public en toute sécurité. A ce propos, combien de convives sont attendus ? Car au-delà de la taille de la structure, ce chiffre vous permet de louer du mobilier, prévoir les accès et les sanitaires en conséquence. Qui garde un bon souvenir d’une soirée passée à chercher des toilettes ou à faire la queue devant ?
Enfin, si votre manifestation se déroule sur plusieurs jours, prévoyez un budget gardiennage pour du personnel qui surveillera structure, décoration et mobiliers.
Il n’y a plus qu’à se lancer ! Encore un doute ? N’hésitez pas à solliciter les équipes Atawa. Du choix de la structure à son installation en passant par les détails qui feront la différence, ils sauront vous guider.