Comment organiser un roadshow pour votre entreprise ?

Pourquoi attendre les salons parisiens pour toucher votre cible ? Le roadshow est l’une des meilleures actions marketing. Cette tournée promotionnelle permet à votre entreprise de recréer le contact physique avec vos prospects, ce précieux lien qui s’amenuise toujours plus à l’heure du tout numérique.
Pour maximiser les retombées positives d’un tel évènement d’entreprise, sa mise en place relève d’une organisation rigoureuse. Découvrez les étapes clés pour bien préparer votre roadshow.

Qu'est-ce qu'un roadshow événementiel ?

Le roadshow, concept largement adopté du monde anglophone, incarne une stratégie raffinée que les entreprises déploient pour mettre en avant leurs nouveautés, produits ou services de manière envoûtante. Cette initiative itinérante se déploie en une série d'étapes minutieusement agencées, durant lesquelles l'équipe de l'entreprise sillonne différentes localités dans un intervalle de temps limité.

Pourquoi organiser un roadshow événementiel ?

1. Toucher un public plus étendue

Les roadshows offrent aux entreprises l'opportunité de toucher un public diversifié dans différentes villes ou régions. Cette approche permet d'éviter les limites géographiques d'un seul lieu et d'atteindre des clients potentiels qui pourraient ne pas avoir été accessibles autrement. En voyageant d'une localité à l'autre, vous pouvez capter l'attention de personnes variées, renforçant ainsi votre présence sur un éventail plus large de marchés.

2. Créer du lien

Les interactions en face à face constituent un moyen puissant de construire des relations significatives avec vos clients. Lors d'un roadshow, les participants ont l'occasion de vous rencontrer, de vous poser des questions spécifiques et d'obtenir des réponses immédiates. Cette communication personnelle crée un sentiment d'authenticité et de confiance, éléments cruciaux pour établir une connexion durable avec la clientèle.

3. Promouvoir vos produits et/ou services

Lors d'un roadshow, il est possible de mettre en avant vos produits ou services de manière tangible. Des démonstrations interactives et des essais pratiques permettront aux participants de voir et de ressentir les avantages de vos offres. Cela peut aider à dissiper les doutes potentiels et à susciter un réel intérêt parmi le public, favorisant ainsi les conversions et les ventes.

4. Créer un buzz médiatique

L'aspect itinérant d'un roadshow peut générer un effet de curiosité et d'excitation dans les médias locaux. Chaque étape du roadshow peut devenir un sujet d'intérêt pour la presse locale, les blogs et les médias sociaux, ce qui augmente la visibilité de votre entreprise et de l'événement. Cette couverture médiatique contribue à élargir la portée de l'événement au-delà de la simple participation des personnes présentes.

5. Collecter des données

Les roadshows offrent une opportunité précieuse de recueillir des informations sur les participants. Vous pouvez ainsi obtenir des retours en temps réel sur les préférences de vos clients, leurs commentaires sur vos produits et leurs besoins spécifiques. Ces données peuvent être utilisées pour adapter vos offres, personnaliser vos futures campagnes et améliorer l'expérience globale de vos clients.

6. Renforcer la notoriété de votre entreprise

En se déplaçant d'une ville à l'autre, vous pouvez augmenter la visibilité de votre entreprise et créer un sentiment de présence constante auprès du public. Les participants du roadshow sont susceptibles de se souvenir de votre marque en raison de la répétition de l'événement dans différentes régions. Cette notoriété accrue peut conduire à une reconnaissance plus large et à une considération plus sérieuse de votre marque lors de décisions d'achat futures.

7. Elargir votre réseaux

Les roadshows permettent de rassembler des personnes diverses, allant des clients aux partenaires commerciaux et aux experts de l'industrie. Ces événements fournissent un cadre propice au réseautage et aux échanges professionnels. Les interactions informelles peuvent mener à des collaborations fructueuses, à l'échange d'idées novatrices et à la création de relations à long terme.

Comment organiser un roadshow événementiel ?

1. Définir vos objectifs

Quelle que soit la raison pour laquelle vous organisez un évènement itinérant, le but de celui-ci est d’atteindre un, voire plusieurs objectifs. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, de consolider votre image de marque ou d’améliorer votre visibilité, votre roadshow doit être en adéquation avec le message que vous comptez délivrer.
Si ce type d’évènement se concentre majoritairement sur une stratégie marketing, certains roadshows se veulent plus financiers. Ces derniers offrent l’opportunité aux dirigeants de rencontrer de futurs investisseurs, les propulsant parfois d’une levée de fonds jusqu’à une entrée en bourse.
Vos objectifs définissent le socle de l’organisation de votre roadshow. Ils vous guident dans le choix de vos intervenants et vous aident à définir quelles animations ou démonstrations viendront appuyer vos arguments commerciaux. 

2. Choisir le type d’implantation et son budget

Chaque roadshow nécessite une approche différente en fonction de son but recherché. Les besoins sont donc différents d’un évènement à un autre. Entre l’élaboration des présentations, la planification des animations et d’une pléthore de services, reste à savoir quel sera votre type d’implantation.
En fonction du nombre de participants attendu à chacune de vos étapes, le choix des infrastructures est essentielle à son bon déroulement de votre roadshow. Si les salles de séminaires sont fréquemment utilisées pour des évènements professionnels, elles ne sont pas toujours au plus près de votre cible.
Certaines entreprises optent pour un bus ou un camion itinérant, d’autres se rapprochent de centres commerciaux ou de salons régionaux. Mais, ces alternatives ont leurs limites et ne sont pas toujours adaptées. 

Pourquoi ne pas faire les choses en grand ? Des chapiteaux habilement équipés, tels que les tentes silhouettes, les chapiteaux bambou, les tentes stretch, les auvents ou encore les pagodes, peuvent être utilisés pour créer un site sur mesure à l’effigie de votre entreprise.
Le budget alloué à votre roadshow devra par conséquent être défini en fonction de vos objectifs et des moyens employés pour les atteindre.

3. Rechercher des sites adaptés

Après avoir déterminé la forme que prendra votre roadshow, il convient de sélectionner les villes étapes qui définiront votre itinéraire en fonction de votre activité et de la cible visée. Vient ensuite la recherche des lieux les plus à même d’accueillir votre évènement.
Lors de votre rencontre sur le terrain, pourquoi ne pas créer la surprise en choisissant un lieu unique, voire insolite ? Des emplacements publics aux domaines de charme, le panel est large. Ainsi, vous cassez les codes des campagnes publicitaires traditionnelles, mais surtout, votre marque restera gravée longtemps dans l’esprit de vos consommateurs et collaborateurs.
Pour vous éviter toute déconvenue, renseignez-vous en amont des différentes autorisations et contraintes fiscales qu’engendre votre roadshow.

4. Organiser la logistique

Un roadshow ne s’improvise pas. Organiser sa logistique peut relever d’une véritable prouesse. Tout doit être anticipé pour mener à bien chaque étape, d’où la nécessité absolue d’établir un calendrier minutieux. Celui-ci doit intégrer notamment :

 • la répartition des commerciaux ou équipes en fonction des différents lieux ;
 • la durée des déplacements ;
 • les temps de montage et démontage ;
 • la durée de chaque opération.

Par ailleurs, les organisateurs de cette tournée doivent prévoir, en plus de la sécurité,  l’hébergement et la restauration des équipes.
La météo est également à prendre en considération, tout comme les régions visitées. La période de l’année choisie pour votre roadshow doit être propice au bon déroulement de celui-ci et les aléas climatiques anticipés. De même, il est important de ne pas négliger la topographie des lieux, celle-ci pouvant impacter considérablement votre organisation.

5. Opter pour la bonne stratégie de communication

Votre stratégie de communication doit être impactante, visible et cohérente avec votre objectif. C’est la clé de voûte du succès de votre roadshow.
Le choix des outils est essentiel tant en amont que durant votre tournée.  Site web, PLV, Give-away, signalétique, goodies, personnalisation de votre camion ou infrastructures… Après un teasing savamment orchestré sur les réseaux sociaux ou autres canaux, votre roadshow sera attendu et votre public visé au rendez-vous.
Par ailleurs, en relayant en temps réel les points clés et l’avancée de votre tournée, vous communiquez auprès d’un plus large public et attirez davantage de visiteurs.

6. S’appuyer sur un rétroplanning

Le rétroplanning est l’outil indispensable pour l’organisation de votre roadshow. Il vous permet, dès l’ébauche de votre projet, d’avoir une vue d’ensemble pertinente et de gérer parfaitement votre timing.
Grâce au rétroplanning, vous programmez de la meilleure façon votre roadshow, de A à Z. Vous identifiez vos besoins, évitez des oublis fâcheux et pouvez même anticiper les imprévus. En somme, vous gardez la main sur votre projet, en toute sérénité.

Nos Idées de roadshow

1. Un roadshow sur une thématique

Pour maximiser l'impact de votre roadshow, il est recommandé d'adopter une approche thématique cohérente. Chaque étape du roadshow pourrait explorer en profondeur différents aspects de la thématique choisie. 
Prenons l'exemple du Glamping Tour que nous avons organisé en collaboration avec l'Agence Volontiers pour l'entreprise Longchamp. Cette approche thématique distinctive a été déployée avec succès lors de chaque étape du Roadshow à travers différentes régions du monde. Le "glamping" est une forme d'hébergement qui combine le luxe et le confort d'un séjour hôtelier avec l'expérience immersive de la vie en plein air, il s'agit d'une contraction des mots "glamour" et "camping".
Lors de chaque événement du roadshow sur le thème du "glamping", l'expérience immersive a été soigneusement conçue pour plonger les participants dans un univers de luxe à l'ambiance champêtre chic en plein air. Les tentes élégamment aménagées, les installations haut de gamme et les expériences culinaires raffinées ont reflété la thématique du "glamping" de manière cohérente. Une touche d'exception a été apportée en invitant des influenceurs de renom tel que Léna Situations, qui ont contribué à mettre en avant cette expérience unique. 
La mise en place d'une thématique permet de créer un fil conducteur tout au long de la tournée, qui permettra également aux participants de votre événement de se rappeler de cette manifestation unique.

2. Un format unique

La sélection du format d'événement joue un rôle crucial dans l'engagement de votre public lors d'un roadshow. Vous pourriez envisager d'offrir une variété de formats pour répondre aux préférences et aux emplois du temps variés de vos participants. Organiser des sessions de petit-déjeuner offre l'opportunité de démarrer la journée de manière informative et interactive, tandis que les soirées cocktail avec des éléments comme des mixologues peuvent ajouter une touche d'élégance et de convivialité à vos événements. L'adaptation des formats en fonction des différentes étapes du roadshow peut aider à maintenir l'intérêt et l'enthousiasme des participants tout au long de l'expérience.