Les 10 étapes clés pour réussir son événement

En tant que spécialiste en événementiel, nous avons su distinguer, aux fils de nos expériences, les pièges à éviter et les stratégies à mettre en place pour assurer la réussite d'un événement qu’il soit professionnel ou privé (mariage, garden party, anniversaire). Et bien que chaque occasion soit unique, nous avons choisi de partager avec vous dix conseils clés afin que vous puissiez organiser un événement qui ravira vos invités. Date, communication, budget, lieu, rien ne doit être laissé au hasard. Que votre réception soit d’ordre public ou privé, l’objectif reste le même : une organisation réussie. 
 

Pourquoi organiser un événement ? 

Organiser un événement, quel qu’il soit, représente bien plus qu'une simple réunion entre participants. C'est une occasion unique de créer des moments mémorables, de renforcer des liens, de célébrer des succès. Dans la sphère privée, il peut être l'occasion de célébrer un événement tel qu’un mariage, l’annonce d’une grossesse, un anniversaire, une réunion de famille. Dans la sphère professionnelle, il peut vous permettre de promouvoir votre entreprise, de renforcer les liens avec vos équipes, de démarcher de nouveaux clients, de présenter un nouveau produit. 

Que ce soit pour un lancement de produit, une conférence, un mariage, ou un salon d'entreprise, les événements sont des instants privilégiés qui laissent une impression durable.

Bien déterminer les étapes pour réussir son événement

Étape 1. Vos objectifs 

Avant de plonger dans les détails de la planification, prenez le temps de définir clairement vos objectifs. Qu'espérez-vous accomplir avec cet événement ? La réponse à cette question orientera toutes les étapes suivantes. Bien évidemment, vous n’aurez pas les mêmes objectifs en fonction du type d’événement que vous souhaitez organiser. Les exigences pour un dîner de réseautage professionnel seront bien différentes de celles d'un repas familial par exemple. 

Une fois que vous aurez trouvé la raison pour laquelle vous souhaitez organiser votre événement, il sera plus simple pour vous, derrière, de définir vos objectifs. Que ce soit accroître la notoriété de votre entreprise, renforcer la cohésion d'une équipe, ou lever des fonds, des objectifs clairement définis seront votre boussole tout au long du processus.
Prenons un exemple, si vous souhaitez organiser un événement professionnel suite au lancement d’un nouveau produit, vous pourriez avoir comme objectifs : 
• X nouveaux abonnées sur vos réseaux sociaux 
• X interactions (likes et commentaires) sur la publication du lancement produit 
• X pré-commandes pour le nouveau produit 

Pour un événement privé les objectifs seront complètement différents. Pour un mariage, par exemple, l’objectif de votre événement sera certainement que vos convives passent une très belle soirée et que vous ayez de très bons souvenirs de cette journée.

Étape 2. Votre budget 

L'argent peut être l'un des aspects les plus délicats de la planification d'un événement. Établissez un budget très rapidement avant même de commencer à organiser votre occasion. N’oubliez pas de prendre en compte tous les aspects, des frais de location aux coûts de promotion (si vous organisez un événement professionnel). 

Voici les principaux éléments à introduire dans votre budget : 

• Le budget de la location et de l’assurance du lieu sauf si vous organisez un événement virtuel
• Le budget lié à la nourriture (est-ce un buffet, un cocktail, traiteur ou non, etc.)
• Le budget pour la décoration et les infrastructures (location de tente, de mobilier, de décors, etc.)
• Le budget pour l’animation que ce soit un conférencier/présentateur ou autre pour un événement professionnel, un animateur pour un anniversaire, ou encore un groupe de musique pour n’importe quel événement.
• Le budget pour le marketing ou la communication autour de l’événement. Pour un événement privé : impression des faire-parts ou des invitations par exemple. Pour un événement professionnel ou public, réfléchissez à la manière dont vous allez promouvoir votre événement et le coût que cela peut engendrer : billetterie, création d’application, de logiciels, partenariats avec des influenceurs ou des médias.
• Le budget pour les différents prestataires et le personnel si besoin. Pour l’organisation d’un mariage, vous aurez peut-être besoin de faire appel à une wedding planner, à un fleuriste ou autre. Pour des événements professionnels à des serveurs ou barman par exemple.
• Le budget photos / vidéos. Gardez une partie de votre budget pour engager un photographe et un vidéaste qui immortaliseront votre événement en vue de promouvoir votre entreprise sur vos réseaux ou simplement pour garder de beaux souvenirs d’une journée unique.
• Prévoir une marge de manœuvre sur le budget. Les petites surprises ça peut toujours arriver, donc n’hésitez pas à planifier un budget supplémentaire au cas où. Nous vous conseillons de prévoir 20% supplémentaires sur le budget de base.

Étape 3. La date  

Réfléchir à la date est une des choses à faire en premier pour réussir l’organisation de votre événement. Tenez compte des calendriers publics, des jours fériés et des événements concurrents, si c’est un événement professionnel, qui pourraient affecter la participation. Une date bien choisie peut grandement influencer la réussite de votre événement.

Étape 4. Le lieu 

Le choix du lieu est également une étape clé. Assurez-vous qu'il puisse accueillir l’ensemble de vos invités ou de votre public, qu’il offre les installations dont vous avez besoin, et est facilement accessible que ce soit pour vos invités ou pour vos différents prestataires. Le lieu doit refléter l'atmosphère que vous souhaitez créer pour votre événement. Si vous avez dans l’optique d’installer une tente sur le lieu de votre événement, veillez à ce que l’accueil de la structure soit possible. 

Étape 5. Le plan

Une fois que toutes ces étapes sont établies, il ne vous reste plus qu’à élaborer un plan détaillé. Du programme de l'événement à la logistique technique, cela vous permettra de pouvoir gérer chaque pôle à chaque étape de votre événement. Selon la nature de votre événement, le plan peut s’avérer quelque peu différent mais n'omettez pas cette étape, que vous souhaitiez l’organiser seul ou non. L’organisation est une des clés de réussite de chaque occasion.
Dans le cadre d'événement de grande envergure ou complexe techniquement, il est également recommande de réaliser une conception 3D de votre projet. 

Voici un exemple de plan dans lequel vous pourrez ajouter d’autres éléments selon votre événement : 
• Le site ou lieu de l’événement
• Pôle traiteur ou nourriture
• Pôle logistique
• Pôle prestataires : wedding planner, Dj, conférencier, animateur, etc.
• Programme (n’oubliez pas de bien spécifier la chronologie pour éviter les mauvaises surprises)
• Pôle communication / marketing 
• etc. 

Étape 6. Les invités 

Pensez attentivement à votre liste d'invités. Qui sont les personnes à inviter en fonction de vos objectifs ? Cette étape est d’autant plus cruciale pour un événement professionnel. En effet pour un lancement de produit par exemple, n’oubliez pas d’inviter la presse et les influenceurs qui sauront atteindre votre cible. 

Enfin, assurez-vous d'envoyer les invitations à temps et de gérer les confirmations pour anticiper le nombre de participants.

Étape 7. L’équipe et les prestataires 

Avoir une équipe compétente est essentiel pour exécuter un événement sans accroc. Engagez des prestataires fiables pour des services tels que la sécurité, la restauration, la décoration, l’installation d'infrastructures ou encore l'animation. Une collaboration efficace garantit une exécution fluide et bien souvent un événement réussi. 
 

Étape 8. La communication 

Dans le cas d’un salon, d’un gala, d’un lancement de produit ou autre événement professionnel, veillez à utiliser une stratégie de communication complète afin de le promouvoir. Les médias sociaux, les newsletters et les partenariats avec des influenceurs peuvent tous contribuer à maximiser la visibilité de votre événement. 

N’hésitez pas à élaborer un plan marketing pour préparer au mieux votre stratégie, comme par exemple : 
• Invitation de personnes influentes dans votre secteur d’activité qui pourront par la suite relayer l’événement sur leurs propres réseaux et ainsi booster l’audience touchée.
• Annonce de l’événement sur vos propres réseaux / sites. 
• Communiqué de presse envoyé aux médias. 
• Marketing par e-mail, de contenu.
• Photographe et vidéaste sur l’événement pour le relayer sur vos différents canaux par la suite.
• etc.

Étape 9. La logistique 

Plus votre gestion logistique sera efficace et plus votre événement risque d’être réussi. Veillez à ce que tous vos équipements, de l’audiovisuel aux panneaux de signalisation, soient pris en compte. Certains éléments sont souvent oubliés ou mis de côté, pourtant ils contribuent tout autant au succès total de votre événement. 

N’oubliez pas de penser, par exemple, au parking pour les invités ou aux différents moyens de transport avec lesquels ils vont pouvoir se rendre sur place. La partie énergétique aussi est essentielle en été comme en hiver. Assurez-vous d'avoir suffisamment d'énergie pour alimenter l'ensemble de l'éclairage de votre événement, mais également le cas échéant le matériel de cuisine de traiteur ainsi que le chauffage ou la climatisation.  

Étape 10. Le plan B ou de gestion des risques 

Un mariage sous la pluie, un événement digital sans wifi, un gala sans musique ou encore un salon sans animateur : l’occasion peut vite se transformer en cauchemar si vous n'anticipez pas les problèmes qui pourraient survenir. Soyez prêt à résoudre rapidement n’importe quelle embûche sur votre chemin. Avoir un plan de secours en place et une équipe réactive peut faire toute la différence entre une petite perturbation et un véritable désastre.

Atawa vous recommande par exemple de systématiquement doubler votre groupe électrogène afin de prévenir une éventuelle panne de matériel. Pour découvrir tous nos conseils et astuces, Atawa a créé un Guide de l'événementiel intéractif, personnalisable et gratuit. 

Organisez un événement unique avec Atawa

Si l'idée d'organiser un événement vous semble impossible, ou si vous préférez déléguer cette tâche complexe, vous avez encore la possibilité de solliciter les services d'une entreprise spécialisée dans l'organisation d'événements. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir de plus amples informations sur nos services et les différentes solutions que nous proposons ! Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans la réussite de votre événement. Chaque étape réalisée avec nous contribue à la création d’une expérience mémorable pour vos invités et un succès garanti pour vous. 

Retrouvez tous nos conseils pour organiser votre événement idéal.