Comment établir un budget pour votre événement ?

Conseil pour réaliser un budget pour votre événement

Cet article liste les postes de dépenses principaux pour vous aider à établir un budget pour votre mariage ou pour votre événement d'entreprise. En effet l’équation entre les envies, les besoins et le budget n’est pas toujours simple à résoudre. Le premier travail consistera donc à bien définir les contours de votre événement. 

Identifier les postes de dépenses de votre mariage ou votre événement btob

Commencez par lister l’ensemble des dépenses par ordre de priorité. En d’autres termes, demandez-vous ce qui prime. Le lieu ? Le décor ? Les animations ? Faites plusieurs demandes de devis pour avoir une vision juste de vos dépenses. Essayez également de déterminer ce qui peut être fait en interne. Tout ce travail vous permettra de définir un budget moyen pour votre événement qu’il faudra affiner. 
- Le lieu
La location du lieu de réception pour votre mariage ou événement d'entreprise, des tentes événementielles et autres chapiteaux représente souvent l’un des principaux postes de dépense. N’oubliez pas de louer votre structure en y incluant le laps de temps nécessaire au montage et démontage de celle-ci.
Selon le lieu et la saison, prévoyez également du matériel pour l’organisation électrique de votre événement (groupes électrogènes, câbles), des sanitaires, de la climatisation ou du chauffage.

- Décor et mobilier
La location du mobilier pour votre mariage ou événement d'entreprise n’est pas toujours inclus dans la location du lieu. Faites la liste de vos besoins (tables, chaises, fauteuils, vestiaires, bar, etc.) en la matière et veillez à louer en nombre suffisant. Autre poste budgétaire important, la décoration (fleurs, tapis, velum etc.). Attention car la facture peut vite grimper.
- Animation
Discours, conférence, débat, spectacle, groupe de musique… quelles animations prévoyez-vous ? Dans tous les cas, gardez à l’esprit que tout cela nécessite de faire appel à un prestataire (DJ, modérateur orchestre, etc.) et de louer du matériel dédié (micro, régie, écran, câble, etc.).

- Restauration et boisson
Vous projetez d’offrir un temps de restauration. Que vous optiez pour un cocktail ou un repas gastronomique, il faut se rapprocher d’un traiteur et anticiper ses besoins (tables, cuisine, espaces extérieurs, etc.). Le prix du traiteur pour un mariage ou un événement d'entreprise dépendra du type de repas que vous souhaitez organiser ainsi que du niveau de gamme que vous choisirez. La plupart du temps, le prestataire fournit également les boissons mais ce n’est pas toujours le cas. Sachez que pour un événement public, il est nécessaire de louer une licence IV. 

- Accueil et sécurité
Certains événements nécessitent de recourir à des hôte.sse.s d’accueil, des d’agents de sécurité ou de gardiennage. Un coût à ne pas négliger ! Enfin, il est parfois nécessaire de solliciter une société de ventousage pour le gardiennage de stationnement. N’oubliez pas de faire une demande à la préfecture en amont.

- Communication
Il vous faut imprimer les faire-part, imaginer une signalétique, lancer une campagne de communication ? N’oubliez pas d’ajouter les frais de création graphique, d’impression et de distribution à votre budget.

Anticiper les imprévus pour contrôler le coût de votre événement

Un événement réussi repose aussi sur la sérénité des organisateurs. Et sur ce point, pas de recette miracle mais deux conditions : anticiper au maximum, s’entourer d’une équipe et de prestataires de confiance. 
Autre conseil : ajoutez une ligne à votre budget d’environ 10 % de la somme globale pour pouvoir anticiper les imprévus, le détail qui aurait pu vous échapper.

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Nous avons développé un outil de demande de devis en 3 étapes simples et rapides, afin de vous permettre d’obtenir une approximation de budget en fonction de la ville, du nombre de convives, de la manifestation et des besoins de votre événement. Bien entendu, nos conseillers font en sorte de faire coïncider vos besoins… et votre budget.